Umstellung auf elektronische Rechnungen

 
Veröffentlicht am 15. Juli 2013 von iris 0
 
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Der  Mobilfunkanbieter T-Mobile darf seine Rechnungen nicht einfach auf dem elektronischen Wege versenden. Dies entschied in der vergangenen Woche das Handelsgericht im österreichischen Wien. In Deutschland sieht die Rechtslange etwas anders aus. Wird Privatpersonen eine E-Rechnung ausgestellt, ohne sie vorher um Erlaubnis zu fragen, ist das zulässig. Wird die Rechnung einem Unternehmen ausgestellt, muss dieses dem Vorgang zustimmen. Weigert sich das Unternehmen, muss der Rechnungssteller die Rechnung in Papierform einreichen.

E-Invoicing, E-Rechnungen und E-Billing

Rechnungen einfach und schnell – das verspricht das E-Invoicing (Electronic Invoicing). Es beinhaltet alle Bereiche der elektronischen Rechnungserstellung. Die sogenannten E-Rechnungen können auf elektronischem Wege direkt versendet, empfangen und bearbeitet werden. Sie bestehen aus Bild – und Datenkomponenten eines bestimmten Formates die unmittelbar elektronisch verarbeitet werden. Das Versenden einer einfachen Rechnungs-PDF fällt nicht unter den Begriff E-Rechnung. Wird der Rechnungsprozess „outgesourced“, also an einen externen Dienstleister abgegeben, wird häufig das Synonym E-Billing verwendet.

Die E-Rechnungen unterliegen verschiedenen Regelungen. Sie sind Teil einer ordnungsgemäßen Buchführung. Richtlinien diesbezüglich beinhalten beispielsweise das Aufbewahren von Geschäftskorrespondenzen und sind unter Art. 957ff. OR geregelt. Besonders für den Vorsteuerabzug müssen die E-Rechnungssteller weitere Regelungen einhalten. Für den ordnungsgemäßen Versand von E-Rechnungen, ist es nötig, dass alle wichtigen Dokumente archiviert werden. Zudem muss ihre Integrität für den Zeitrahmen der Aufbewahrungspflicht gewährleistet werden.

Vorteile der E-Rechnungen

Mit der E-Rechnung lassen sich Kunden und Lieferanten in einem System zusammenführen. Die Rechnungserstellung und Archivierung  erfolgt völlig automatisch. Auf diese Weise wird der gesamte Rechnungsprozess in einem „Medium“ durchgeführt, ohne dass Papier benötigt wird. Der VeR (Verband elektronische Rechnung) sieht ein großes Potential in der automatisierten Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten. Der Verband fordert die Gleichstellung von elektronischen Rechnungen und Rechnungen auf Papier, damit das E-Invoicing erleichtert wird. Anbieter aus dem Bereich Business Process Management sehen die Vorteile der E-Rechnungen neben der Rationalisierung von Prozessen vor allem in den gesenkten Kosten, da weder Papier noch Porto für die E-Rechnungen anfallen.

 

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